Wiza studencka do Japonii: wszystko, o co pytaliście, a Internet nie wiedział

W dzisiejszym odcinku opowiem wam trochę o tym, jak krok po kroku wygląda aplikacja o wizę studencką do Japonii – i nie odmówię sobie przy tym paru westchnień UXki, bo jest to proces, który naprawdę można by nieco usprawnić.

Ważne: krótkookresowe wyjazdy do Japonii w celach turystycznych (do 90 dni) nie wymagają żadnych procedur, wniosków wizowych ani ingerencji Ministerstwa Sprawiedliwości. Wystarczy kupić bilet i na pokładzie samolotu wypełnić krótki formularz dotyczący celu przyjazdu oraz ew. przewożonych towarów podlegających ocleniu. Po kontroli paszportowej na lotnisku dostaje się wklejkę lub pieczątkę w paszporcie z datą ważności pozwolenia wjazdu. Lepiej trzymać się tej daty, bo przekroczenie terminów może się wiązać z czasowym zakazem wjazdu do Japonii i koniecznością zapłaty grzywny (jak mówi Internet, różnie to bywa, czasem daje się to załatwić za opłatą, a czasem nie).

Po pierwsze, Certificate of Eligibility

Żeby dostać wizę studencką do Japonii, trzeba najpierw postarać się o akceptację przez japońskie Ministerstwo Sprawiedliwości – nazywa się to wnioskiem o Certificate of Eligibility (COE). Ten wniosek do ministerstwa składa w imieniu studenta uczelnia przyjmująca. Ty musisz uczelni podać liczne wymagane do tego celu dane. Spotkałam się z dwiema metodami przekazania tych danych uczelni: Waseda University oczekuje od studenta samodzielnego wypełnienia wniosku już podczas aplikacji o przyjęcie, a Ritsumeikan University zbiera same dane do tego wniosku podczas składania aplikacji elektronicznie. Wzór wniosku (i zakres potrzebnych do niego danych) można zobaczyć na przykład tutaj.

Co ciekawe, do wniosku o COE załącza się zdjęcie wizowe w formacie 3 na 4 cm, a do właściwego wniosku o wizę – to samo zdjęcie, ale o wymiarach 4,5 cm na 4,5 cm. Warto to wziąć pod uwagę, idąc do fotografa (mój ostatecznie domalowywał mi kawałek rękawa).

W przypadku mojego wyjazdu Ritsumeikan aplikowało o COE dopiero po zaakceptowaniu aplikacji na rozpoczynający się w marcu semestr letni, czyli pod koniec grudnia 2018 roku. Procedura trwa chwilę, więc gotowe COE zostało do mnie nadane kurierem 6 lutego. Po trzech dniach już było odebrane w naszym Dziale Współpracy Międzynarodowej.

Po drugie, wniosek wizowy

Wniosek o wizę studencką trzeba złożyć osobiście* w Wydziale Konsularnym Ambasady Japonii w Warszawie. Do wniosku trzeba, oprócz paszportu, załączyć wspomniane zdjęcie wizowe (jedno) oraz oryginał przesłanego z Japonii COE (nie wymagano ode mnie żadnych innych dokumentów, choć, jak radzi ambasada, pewnie warto w każdej sytuacji upewnić się przed przyjazdem, czy coś dodatkowego nie będzie potrzebne). Nie ma opłaty wizowej.

* z tym „osobiście” to do teraz nie mam stuprocentowej pewności, czy tak jest. Przeczytałam to gdzieś w Internecie, że tak trzeba, ale nie zdziwiłabym się, gdyby tu też był w porządku pełnomocnik.

Samo wypełnienie wniosku sprawiło mi trochę trudności. Poza danymi osobowymi i szczegółami dotyczącymi moich dokumentów, musiałam wskazać również:

  • informacje na temat mojego lotu: to było trudne, bo RU uczulało mnie od początku, żebym nie kupowała biletu do czasu, aż nie dostanę do ręki mojej wizy studenckiej i poznam dokładnych dat, w których jest ważna (gdybym wjechała do Japonii za wcześnie, zanim dostanę wizę, miałabym problemy). W Wydziale Konsularnym dowiedziałam się, że mogę tę datę uzupełnić „mniej więcej” i lotnisko też wskazać na oko, a numer lotu pominąć, skoro jeszcze nie mam biletu.
  • informacje na temat adresu, pod jakim będę przebywać w Japonii: na moje szczęście miałam już wynajęty pokój i znałam adres domu, w którym będę mieszkać, ale gdybym jeszcze nie załatwiła sobie noclegu, pewnie byłby tu kłopot. Zwłaszcza, że gdybym zamierzała spać w hotelu, to przecież nie mam jeszcze biletu, bo nie znam daty przylotu, więc nie mam też pewności, czy będę spała właśnie tam, a nie gdzieś indziej. Zapytałabym o to na pewno w konsulacie.
  • informacje na temat „gwarantora” lub „osoby dającej referencje” oraz „zapraszającego”: wyjeżdżając na studia, nie znam oczywiście żadnego Japończyka ani żadnej Japonki, która poręczy za moją uczciwość czy cokolwiek innego, za co mieliby ręczyć. Tu Wydział Konsularny poradził wpisać samą nazwę uniwersytetu i pominąć kolejne pola; w miejscu na nazwę/nazwisko zapraszającego napisałam zgodnie z poradą „same as above”.

Złożenie dokumentów trwało krócej niż przejście przez kontrolę przy wejściu do ambasady. Dostałam potwierdzenie złożenia wniosku z nadanym mu numerem i polecenie skontaktowania się z ambasadą w ciągu pięciu dni z pytaniem, czy paszport można już odebrać.

Sama ambasada Japonii to interesujące miejsce: jak to z ambasadami bywa, przypomina mi skrawek Japonii daleko od domu. Kolory ścian, materiały użyte przy wystroju wnętrz, nawet ta modernistyczna bryła budynku wygląda trochę jak dzielnica rządowa w Tokio. Na stoliczku obok okienka: broszury, ulotki, przywiązana do stołu sznurkiem manga. I twarze poszukiwanych japońskich przestępców łypiące ze ściany obok lustra weneckiego.

Po trzecie, odbiór wizy

Wiza była gotowa po trzech dniach.

Po paszport trzeba pojechać osobiście, ewentualnie można wysłać pełnomocnika z pisemnym upoważnieniem (wypróbowaliśmy opcję z pełnomocnikiem, bo ja jestem trochę przeziębiona, a M. w przeciwieństwie do mnie ma zniżkę na PKP).

Upoważnienie napisałam zwyczajnie na kartce – ambasada poinformowała mnie, że nie ma określonego wzoru pełnomocnictwa, ale ważne, żebym w treści wpisała numer dowodu osoby upoważnianej. Napisałam, że upoważniam M. „do dopełnienia w moim imieniu formalności związanych z odebraniem dokumentów wizowych złożonych w ramach wniosku o numerze potwierdzenia XYZ”, bo nie wiedziałam, co to będą za formalności. Nie było wymagane żadne potwierdzenie notarialne, nie musiałam też M. dawać mojego dowodu.

W moim paszporcie jest teraz wiza w formie dużej naklejki, podobnej do ostatniej strony paszportu (jej elementem jest zdjęcie wizowe). Do strony obok przypięte jest złożone na cztery COE, którego nie wolno mi z niej odpinać, bo zrobi to urzędnik imigracyjny na lotnisku. Wiza ma okres ważności 6 miesięcy, datę wydania w Walentynki (<3) oraz datę wygaśnięcia (14 maja 2019 roku), którą mam się nie przejmować, bo zasada podobno jest następująca: na wjazd do Japonii mam trzy miesiące, ale licząc od dnia wydania COE, nie od wydania wizy. Moje sześć miesięcy będzie się liczyć od dnia wjazdu do kraju, więc skoro przylecę 13 marca, to wiza generalnie wygaśnie mi 13 września (chyba, że wcześniej upłynie okres, w jakim zachowuję status studentki w Japonii – ale o tym napiszę więcej już po przyjeździe, kiedy opowiem wam o legalizacji pobytu).

Mogłam więc kupić bilet trochę wcześniej. Ale prawdę mówiąc, przede wszystkim czuję teraz ulgę, że tę część przygotowań do wyjazdu mam za sobą.